项目管理新手需关注的关键问题

虽然并非每个人都是项目管理专家，但几乎每个职场人士都可能在职业生涯中涉及到项目管理，无论项目的规模大小。即使你不是全职的项目经理，你也可能需要在预算范围内成功地管理项目，无论你的背景和专业如何。对于新手来说，这里有一些项目经理最容易犯的错误。

01过于关注工作任务
新手往往误以为项目管理的关键是严格的纪律。然而，实际上在项目的初始阶段，建立强大的人际关系网络更为重要。当然，项目管理在很大程度上涉及到任务的监控和管理。但实际情况是，工作是由人完成的，而强大的人际关系通常有助于任务的开展。项目的初始阶段通常是建立紧密联系的好时机，这对于项目后期的工作至关重要。因此，不要过于专注于任务而忽视了人际关系，否则你可能会为此付出代价。
建议技巧：在会议或电话会议的开始阶段，鼓励每个人分享他们的第一份工作或青少年时期最喜欢的节目或乐队。这种简单的交流有助于整个团队建立真诚的关系。

02忽视懒散的团队成员
过分关注任务在新项目的初期是不对的，但过度经营同事关系也有风险，因为这可能导致团队中的问题被忽视，例如懒散的员工。如果你有足够的管理项目经验，你肯定遇到过一两个懒散的员工，他们不仅阻碍项目的成功，还会消耗你的时间并降低团队士气。因此，任务管理和关系管理必须同时进行，以使团队既能够高效工作又承担责任。
建议技巧：要积极主动，尽早制定团队的规则。在项目开发过程中，要明确团队的职责（在有人开始松懈之前）。可以这样引导讨论：“各位，我们都经历过团队中有人偷懒的情况，我们也都明白我们不希望历史重演。我们该如何制定一些规则，以确保每个人都承担起自己的责任。

03低估任务耗时
你是否注意到，实际完成任务所需的时间往往比预期更长？例如，你可能会认为发送一封电子邮件只需30秒，但实际上可能需要五分钟。或你认为去一趟星巴克的行程只需10分钟，但实际花费了20分钟。低估任务的实际耗时是很常见的，因为我们倾向于抱有过度的乐观态度。然而，这种倾向可能会打乱你的时间规划。
为了避免这种情况，鼓励任务负责人考虑可能的延误、等待时间、规划用时、审查或测试时间、审批时间等，作为“最有可能”的工期预估参考。建议技巧：要求任务负责人提供最佳、最坏和最可能的时间预估，以便更准确地估算，并在早期阶段明确潜在的风险.

04不及时识别或揭示风险
项目生命周期中，重大风险或问题发现的太晚是令项目经理沮丧的事情。经验丰富的项目经理明白，每个项目都有风险，所以尽早且频繁地识别这些风险至关重要。在项目早期阶段（如启动阶段）进行风险分析并采取行动，然后在整个项目生命周期中主动规避风险是至关重要的。
团队一起集思广益、头脑风暴，收集并预估每个风险事件的发生概率和影响（综合考虑发生概率和影响程度来确定其严重程度），然后根据严重程度对所有风险进行优先级排序是有帮助的。这样分析后，团队可以针对最严重的事件制定多种规避策略和后备计划。
建议技巧：在项目早期，新成立的项目团队可能难以坦诚地表达顾虑。因此，考虑采用匿名提议的方式，例如让每个人完成一张问题卡：“我对这个项目的最大担忧是……”离开会议时将填好的卡片放入篮子中。这类活动也可以在线上以虚拟方式进行。

05任务遗漏
新任项目经理可能犯的另一个常见错误是在项目规划时忽略某些任务。如果在项目进行两个月后才发现一些关键任务（如用户访谈、测试、供应商分析、需求文档准备、文档修订和批准等）被遗漏，导致项目无法按时交付，这将是一个巨大的问题。当然，完全规划所有任务是不现实的，但在涉及众多相关方且项目相当复杂时，更容易忽略关键任务。
建议技巧：如果团队在一个大型作战室中集结进行项目规划，请沿着墙张贴任务清单。建立一个广泛参与的团队，要求他们以小组为单位进行头脑风暴，讨论各自负责的项目区域的任务，并将其贴在墙上。然后让各个小组轮流浏览各个区域，找出可能被忽略的任务并添加到清单中。这种实体布局提供了一个机会退后一步观察并发现可能的遗漏，同时更好地展示项目的整体全景。
最后，更重要的是，项目管理新手应始终保持一颗学习的心。项目管理是一个不断发展和变化的领域，新的理念和方法层出不穷。只有不断学习，不断提升自己的专业素养，才能在激烈的竞争中脱颖而出，成为一名优秀的项目管理者。

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